Moderne Diagramme

Dieser Artikel ist Teil des Magazins 'Access im Unternehmen', Ausgabe 1.

Moderne Diagramme

Wenn Sie ein Office 365-Abonnement mit Access verwenden, erhalten Sie neue Funktionen von Access automatisch mit den Office 365-Updates. Es gibt auch noch das nicht im Abo erhältliche Access 2019, mit dem Sie neue Features gegenüber Access 2016 erhalten. In beiden Fällen können Sie die neuen Diagramme von Access nutzen. Dieser Beitrag zeigt, welche Diagrammtypen es gibt, wie Sie diese mit Daten füllen und wie Sie die Diagramme für Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Die neuen Diagramme umfassen elf verschiedene Diagrammtypen, die Sie mit den Daten aus Tabellen oder Abfragen füllen können und deren Anzeige direkt nach der Auswahl der Datenquelle aktualisiert und somit sichtbar wird.

Beispielabfrage vorbereiten

Wir benötigen eine Beispielabfrage, welche passende Daten für die Anzeige in Diagrammen bereitstellt. Wir arbeiten wieder mit dem Datenmodell der Datenbank Südsturm, die einige Tabellen etwa mit Bestelldaten bereithält.

Wir wollen die Umsätze über verschiedene Zeiträume darstellen. Die Tabelle tblBestellungen enthält die Bestelldaten, die Tabelle tblBestellpositionen die Positionen mit der Anzahl, dem Rabatt und den Preisen.

Daher fassen wir die beiden Tabellen zunächst in einer Abfrage zusammen.

Diese Abfrage nennen wir qryUmsaetzeNachQuartal und fügen dieser die beiden Tabellen tblBestellungen und tblBestelldetails hinzu. Aus der Tabelle tblBestellungen ziehen wir das Feld Bestelldatum in das Entwurfsraster der Abfrage, aus der Tabelle tblBestelldetails benötigen wir gleich mehrere Felder, die wir im folgenden Ausdruck zusammenfassen:

PreisPosition: Summe([Einzelpreis]*[Anzahl]*(1-[Rabatt]))

Der Entwurf der Abfrage sieht nun wie in Bild 1 aus.

Zusammenführen der beiden Tabellen tblBestellungen und tblBestelldetails

Bild 1: Zusammenführen der beiden Tabellen tblBestellungen und tblBestelldetails

Wechseln wir in die Datenblattansicht, erhalten wir das Ergebnis aus Bild 2. Die Abfrage liefert wie gewünscht das Datum der Bestellung und den Preis der Position, wobei der Einzelpreis, die Anzahl und der Rabatt berücksichtigt werden.

Datenblatt mit Bestelldatum und Preis je Position

Bild 2: Datenblatt mit Bestelldatum und Preis je Position

Nun benötigen wir allerdings nicht das Bestelldatum, sondern wir wollen die Summe der Preise der Bestellpositionen für die einzelnen Quartale bilden. Dazu wollen wir den Wert des Feldes Bestelldatum zunächst in einen Ausdruck umwandeln, der das Jahr und das Quartal in der Form yyyy_q enthält, also etwa 2019_1. Dazu ersetzen wir in der Abfrage das Feld Bestelldatum durch den folgenden Ausdruck:

Quartal: Jahr([Bestelldatum]) & "_" & Format([Bestelldatum];"q")

Quartal gibt die Beschriftung des Feldes an. Jahr(Bestelldatum) ermittelt das Jahr der Bestellung. Format([Bestelldatum];"q") liefert eine Zahl, die dem Quartal des Datums entspricht (siehe Bild 3).

Ändern des Bestelldatums in einen Ausdruck, der das Jahr und das Quartal enthält.

Bild 3: Ändern des Bestelldatums in einen Ausdruck, der das Jahr und das Quartal enthält.

Das Zwischenergebnis sieht nun wie in Bild 4 aus. Hier sehen wir nun das Quartal und den Preis. Allerdings beziehen sich die Angaben immer noch auf die einzelne Bestellposition. Wir wollen aber die Summen je Quartal haben. Das erreichen wir durch den letzten Schritt.

Angabe des Quartals einer Bestellposition und des Preises für diese Position

Bild 4: Angabe des Quartals einer Bestellposition und des Preises für diese Position

Dazu aktivieren Sie die Anzeige der Funktionen, indem Sie in der Entwurfsansicht der Abfrage im Ribbon den Eintrag Entwurf|Einblenden/Ausblenden|Summen aktivieren. Dies fügt dem Entwurfsraster der Abfrage eine weitere Zeile hinzu, die den Zeilenkopf Funktion trägt. Für diese Zeile enthalten beide Spalten zunächst den Wert Gruppierung. Für die Spalte Quartal können wir diesen Wert beibehalten, da wir ja die Datensätze der Abfrage nach dem Quartal gruppieren wollen. Für die zweite Spalte mit den Preisen je Position stellen wir die Funktion auf den Wert Summe ein, damit für jede Gruppierung nach dem Quartal die Summe der Bestellpositionen berechnet wird (siehe Bild 5). Außerdem stellen wir die Sortierung für die erste Spalte noch auf Aufsteigend ein.

Gruppieren nach Quartal und Bilden der Summe der Preise für dieses Quartal

Bild 5: Gruppieren nach Quartal und Bilden der Summe der Preise für dieses Quartal

Das Ergebnis sieht nun wie in Bild 6 und somit fast wie gewünscht aus.

Umsatzsummen nach Quartal

Bild 6: Umsatzsummen nach Quartal

Wir wollen nur noch den Namen der zweiten Spalte auf den passenderen Begriff Quartalssumme ändern. Dabei stellen wir nach erneutem Öffnen der Entwurfsansicht auch fest, dass Access aus der Funktion Summe die Funktion Ausdruck gemacht hat und die Summenfunktion in die Definition des Feldes übernommen hat (siehe Bild 7). Außerdem können wir in den Eigenschaften für dieses Feld noch die Eigenschaft Format auf Euro einstellen.

Letzte Änderungen

Bild 7: Letzte Änderungen

Diagramm anlegen

Damit erstellen wir ein neues Formular, dem wir das Diagramm hinzufügen wollen. Dies erledigen wir, nachdem wir ein neues, leeres Formular in der Entwurfsansicht geöffnet haben, über den Ribbon-Eintrag Entwurf|Steuerelemente|Diagramm (siehe Bild 8).

Hinzufügen eines Diagramms zu einem Formular

Bild 8: Hinzufügen eines Diagramms zu einem Formular

Nachdem Sie diesen Eintrag angeklickt haben, ziehen Sie im Formular einen Rahmen in der gewünschten Größe auf, damit das Diagramm-Steuerelement dort eingefügt wird. Gleich danach erscheint ein Dialog namens Diagramm-Assistent (siehe Bild 9).

Erster Schritt im Diagramm-Assistent

Bild 9: Erster Schritt im Diagramm-Assistent

Hier wählen wir die Option Abfragen aus, damit unsere frisch erstellte Abfrage zur Auswahl angeboten wird. Da dies der einzige Eintrag ist, können wir gleich auf Weiter > klicken. Damit landen wir dann beim zweiten Schritt, wo wir die Felder auswählen, die im Diagramm angezeigt werden können. Mit einem Klick auf die Schaltfläche >> fügen wir beide Felder auf einen Streich zur Liste der ausgewählten Felder hinzu (siehe Bild 10).

Auswahl der Felder für das Diagramm

Bild 10: Auswahl der Felder für das Diagramm

Im nächsten Schritt des Assistenten legen Sie fest, welchen Diagrammtyp Sie wählen wollen. Für unseren Zweck eigenen sich alle Diagrammtypen, mit denen Sie den zeitlichen Verlauf eines Wertes darstellen können. Wir wählen hier einfach das Liniendiagramm aus und wechseln dann zum nächsten Schritt des Assistenten (siehe Bild 11).

Auswahl des Diagrammtyps

Bild 11: Auswahl des Diagrammtyps

Danach zeigt der Assistent den Schritt aus Bild 12 an. Er versucht hier, eine intelligente Vorbelegung für die X- und die Y-Achse vorzunehmen. Das gelingt auch, denn wir wollen ja die Umsatzsummen auf der Y-Achse und die Quartale auf der X-Achse auftragen. Wenn die Zuordnung der Werte nicht passt, können Sie diese per Drag and Drop der rechts angezeigten Elemente, hier Quartal und Quartalssumme, anpassen. Beachten Sie, dass nach dem Ziehen eines der Elemente etwa zur Y-Achse dort zwei Elemente vorliegen und Sie eines wieder entfernen sollten. Das gelingt, indem Sie das zu entfernende Element ebenfalls per Drag and Drop greifen und zurück auf den Bereich rechts ziehen.

Festlegen des Layouts des Diagramms

Bild 12: Festlegen des Layouts des Diagramms

Schließlich legen wir im letzten Schritt des Assistenten noch fest, welchen Titel das Diagramm erhalten soll und ob Sie eine Legende anzeigen wollen oder nicht. Im Falle der Quartale und Quartalssummen scheint dies nicht notwendig zu sein, also wählen wir hier die zweite Option (siehe Bild 13). Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen und beenden so den Assistenten.

Festlegen von Titel und Legende

Bild 13: Festlegen von Titel und Legende

Diagramm in der Entwurfsansicht

Direkt nach dem Beenden des Assistenten zeigt Access eine Vorschau des Diagramms an, das allerdings mit den von uns angegebenen Informationen nicht viel zu tun hat – vielmehr stammen die Beschriftungen der Achsen sowie Werte nicht aus unserer Abfrage. Allein die Diagrammbeschriftung passt zu den im Assistenten gemachten Angaben (siehe Bild 14).

Entwurf des Diagramms

Bild 14: Entwurf des Diagramms

Erst wenn wir in die Formularansicht wechseln, erscheint das Diagramm mit den gewünschten Werten (siehe Bild 15).

Das Diagramm in der Formularansicht

Bild 15: Das Diagramm in der Formularansicht

Alt und neu statt »Aus alt mach neu«

Die Optik ist allerdings recht altbacken. Sollte die aktuelle Version von Access denn nicht eine Möglichkeit zum Erstellen modern aussehender Diagramme enthalten?

Irgendwie hatten wir schon beim Durchlaufen des Assistenten den Eindruck, als ob dieser nicht gerade auf dem aktuellsten Stand aussieht – eher nach dem Style von Access 97.

Und in der Tat ist dieser Assistent der alte Assistent zum Erstellen von Diagrammen. Wer sich ärgert, dass wir hier den alten Assistenten beschreiben, statt direkt auf die neuen Diagramme einzugehen – denken Sie an all die Benutzer, die noch kein Access 2016 besitzen und auch etwas vom Artikel haben wollen.

Neue Diagramm-Funktion

Die Funktion zum Erstellen der neuen Diagramme finden Sie ebenfalls im Ribbon, und zwar unter Ent­wurf|Steu­er­ele­mente|Dia­gramm einfügen. Hier finden Sie fünf Kategorien von Diagrammtypen, von denen die oberen drei jeweils drei Untereinträge enthalten – es gibt also elf verschiedene Diagrammtypen (siehe Bild 16 ).

Aufruf der Funktion zum Erstellen eines modernen Diagramms

Bild 16: Aufruf der Funktion zum Erstellen eines modernen Diagramms

Wie wollen die gleiche Abfrage wie zuvor nutzen und wählen auch den gleichen Diagrammtyp aus, nämlich Linie|Linie. Nachdem wir diesen Eintrag angeklickt haben, können wir wieder einen Rahmen mit der gewünschten Größe im Formularentwurf ausziehen. Das Ergebnis sieht wie in Bild 17 aus. Das Layout sieht schon im Entwurf wesentlich moderner aus, auch wenn auch hier noch nicht die richtigen Beschriftungen und Werte erscheinen.

Entwurf des neuen Diagramms

Bild 17: Entwurf des neuen Diagramms

Kein Wunder, denn im Falle des neuen Diagramms haben wir dieses ja auch einfach zum Entwurf hinzugefügt, ohne zuvor den Assistenten zu durchlaufen. Das wäre also ein Vorteil der alten Diagramme. Wir benennen das Diagramm-Steuerelement zuerst in ctlDiagramm um und schauen uns dann die Formularansicht an. Diese ist leer – kein Wunder, denn wir haben ja noch nicht einmal eine Datenquelle für das Diagramm festgelegt.

Diagramm-Eigenschaften

Im Gegensatz zu den alten Diagrammen gibt es bei den neuen Diagrammen eine ganze Reihe mehr Eigenschaften, mit denen Sie das Aussehen des Diagramms selbst einstellen können. Schon auf der Seite Daten finden wir die folgenden Eigenschaften:

Vorschau von Livedaten anzeigen: Gibt an, ob schon während der Entwurfsansicht die gewählten Daten angezeigt werden sollen. So können wir, wenn diese Eigenschaft den Wert Ja aufweist, direkt den Diagrammtitel über die Eigenschaft Diagrammtitel einstellen (siehe Bild 18).

Einstellen des Diagrammtitels und Anzeige der Änderung in der Entwurfsansicht

Bild 18: Einstellen des Diagrammtitels und Anzeige der Änderung in der Entwurfsansicht

Datensatzherkunft: Stellt die Tabelle oder Abfrage ein, aus der die Daten für das Diagramm stammen. Die Daten werden direkt im Diagramm angezeigt (siehe Bild 19). Außerdem füllen wir im gleichen Zuge automatisch die Eigenschaft Transformierte Datensatzherkunft.

Einstellen der Datensatzherkunft des Diagramms

Bild 19: Einstellen der Datensatzherkunft des Diagramms

Transformierte Datensatzherkunft: Diese Eigenschaft wird automatisch gefüllt, wenn Sie die Eigenschaft Datensatzherkunft gefüllt haben. In unserem Fall sieht der Wert dieser Eigenschaft wie folgt aus:

SELECT [Quartal], Sum([Quartalssumme]) AS [SumOfQuartalssumme] FROM [qryUmsaetzeNachQuartal] GROUP BY [Quartal] ORDER BY [Quartal]

Mit den Eigenschaften Verknüpfen von und Verknüpfen nach können Sie, ähnlich wie bei einem Unterformular-Steuerelement, festlegen, dass die Inhalte der Datensatzherkunft des Diagramms nach dem Wert eines Feldes der Datensatzherkunft gefiltert werden sollen. Es werden dann nur diejenigen Werte berücksichtigt, die mit dem Feld des übergeordneten Formulars übereinstimmen, dass mit der Eigenschaft Verknüpfen nach angegeben wurde. Ein Beispiel für den Einsatz dieser beiden Eigenschaften finden Sie im Beitrag Diagramme mit gefilterten Daten (www.access-im-unternehmen.de/1186) in der nächsten Ausgabe. Mit der Eigenschaft Diagrammachse wählen Sie ein Feld der Datensatzherkunft aus, dessen Werte auf der Diagrammachse oder X-Achse aufgetragen werden sollen.

Die Eigenschaft Diagrammlegende gibt an, welches der Felder der Datensatzherkunft für die Anzeige einer Legende verwendet werden soll.

Mit der Eigenschaft Diagrammwerte wählen Sie ein Feld der Datensatzherkunft aus, dessen Werte auf der Y-Achse aufgetragen werden sollen.

Mit diesen Eigenschaften können wir bereits einige Einstellungen für das Diagramm vorstellen, die wir uns direkt in der Entwurfsansicht live ansehen können.

Der Bereich Diagrammeinstellungen

Rechts im Access-Fenster erscheint außerdem ein Bereich namens Diagrammeinstellungen. Dieser weist zwei Registerkarten namens Daten und Format auf. Auf der Registerseite Daten (siehe Bild 20) finden wir die folgenden Einstellungen:

Diagrammeinstellungen, Seite Daten

Bild 20: Diagrammeinstellungen, Seite Daten

Die Eigenschaft Datenquelle dient wie die Eigenschaft Datensatzherkunft der Auswahl der Tabelle oder Abfrage, deren Daten im Diagramm angezeigt werden sollen. Hier können Sie die verfügbaren Einträge nach Tabellen, Abfragen oder Beides filtern.

Nach der Auswahl einer der Tabellen oder Abfragen bieten die folgenden drei Eigenschaften jeweils alle Felder der gewählten Datenquelle zur Auswahl an. Im Falle der von uns gewählten Abfrage qryUmsaetzeNachQuartal handelt es sich hierbei nur um die beiden Felder Quartal und Quartalssumme.

  • Achse (Rubrik): Gibt das Feld an, dessen Daten auf der X-Achse aufgetragen werden sollen – in unserem Beispiel also das Feld Quartal.
  • Legende (Reihe): Diese Eigenschaft macht hier keinen Sinn, da wir dafür mehrere Linien auftragen müssten. Wir zeigen später, wie dies funktioniert.
  • Werte/Größen (Y-Achse): Hier wählen wir das Feld aus, deren Werte auf der Y-Achse aufgetragen werden sollen, in unserem Fall Quartalssumme.

Auf der zweiten Seite namens Format finden wir weitere Eigenschaften, mit denen wir das Aussehen des Diagramms einstellen können (siehe Bild 21).

Diagrammeinstellungen, Seite Format

Bild 21: Diagrammeinstellungen, Seite Format

Mit der obersten Eigenschaft Datenreihe legen Sie fest, für welche Datenreihe die folgenden Eigenschaften gelten sollen. In unserem Beispiel gibt es nur eine Datenreihe, daher beziehen sich alle Einstellungen auf diese Datenreihe.

Und dies sind die Eigenschaften, die uns der Dialog zur Verfügung stellt:

  • Anzeigename: Beschriftung der Legende für diese Linie
  • Linienbreite: Breite der Linie
  • Strichtyp: Typ der Linie, zum Beispiel Durchgezogen, Strich, Punkt, Strich Punkt, Strich Punkt Punkt
  • Datenreihe zeichnen auf: Hier können Sie durch die Einstellung auf den Wert Sekundär festlegen, dass rechts eine zweite X-Achse eingezeichnet wird, auf der die Werte der jeweiligen Datenreihe ausgegeben werden.
  • Fehlende Datenrichtlinie: Gibt an, wie Lücken in den Daten gehandhabt werden. Es gibt drei Möglichkeiten: Wie null zeichnen (verwendet den Wert 0), Nicht zeichnen (lässt eine Lücke) oder Interpoliert zeichnen (fügt einen interpolierten Punkt ein).
  • Füllfarbe für Datenreihe: Füllfarbe für Balken et cetera, aber auch für Marker, die Sie mit der Eigenschaft Marker-Form einstellen (siehe unten).
  • Reihenrahmenfarbe: Linienfarbe für Linien und Rahmenfarbe für Balken et cetera
  • Datenbeschriftung anzeigen: Trägt an der Kurve die Werte ein (Beispiel siehe Bild 22)
  • Beschriftung der einzelnen Werte auf der Linie

    Bild 22: Beschriftung der einzelnen Werte auf der Linie

  • Marker-Form: Hiermit können Sie eine Form für die Datenpunkte festlegen, zum Beispiel Keine, Quadrat, Raute, Dreieck, T, Kurzer Strich, Langer Strich, Kreis oder Plus.
  • Trendlinienoptionen: Hier mit können Sie eine Trendlinie für verschiedene Trendarten zur eigentlichen Kurve hinzufügen, zum Beispiel Linear, Exponential, Logarithmisch, Polynomisch, Potenz oder Gleitender Durchschnitt (siehe Bild 23).
  • Lineare Trendlinie mit Bezeichnung in der Legende

    Bild 23: Lineare Trendlinie mit Bezeichnung in der Legende

  • Name der Trendlinie: Gibt die Bezeichnung der Trendlinie für die Legende an.

Mehrere Datenreihen

Für ein zweites Beispiel mit mehreren Datenreihen erstellen wir eine Tabelle, die Daten wie eine Kreuztabelle anzeigt. Diese Tabelle enthält im Entwurf schlicht die vier Zahlenfelder Monat, 2018, 2019 und 2020. In der Datenblattansicht fügen wir der Tabelle die Werte wie in Bild 24 hinzu.

Daten für das Diagramm

Bild 24: Daten für das Diagramm

Dies würde in einem Diagramm mit der gleichen Vorlage wie gerade, also mit dem Typ Linie, zur Anzeige dreier Linien führen. Um dies zu erreichen, sind die folgenden Einstellungen nötig:

  • In den Diagrammeinstellungen unter Daten: Auswahl der Tabelle tblMonateJahre.
  • Für die Eigenschaft Achse (Rubrik) die Aktivierung des Eintrags Monat.
  • Für die Eigenschaft Werte/Größen (Y-Achse) die Aktivierung der Einträge 2018 (Summe), 2019 (Summe) und 2020 (Summe).

Danach sieht das Diagramm wie in Bild 25 aus.

Diagramm mit drei Datenreihen

Bild 25: Diagramm mit drei Datenreihen

Legende hinzufügen und anpassen

Hier schauen wir uns an, wie wir die Beschriftung der Datenreihen in der Legende anpassen können. Dazu stellen Sie einfach in den Diagrammeinstellungen unter Format die Eigenschaft Anzeigename für die Datenreihen ein, nachdem Sie die jeweilige Datenreihe ausgewählt haben.

Danach sieht die Legende wie in Bild 26 aus.

Datenreihen mit passenden Legendentiteln

Bild 26: Datenreihen mit passenden Legendentiteln

Weitere Liniendiagramme

Mit der gleichen Datensatzherkunft können Sie auch noch weitere Liniendiagrammtypen anzeigen. Wenn Sie etwa die Eigenschaft Diagrammtyp auf Gestapelte Linien einstellen, erhalten Sie ein Diagramm, in dem die Werte für jeden Monat kumuliert werden.

Und wenn Sie den Diagrammtyp auf Gestapelte Linien 100% einstellen, erhalten Sie ein Diagramm, bei dem die oberste Linie beim Wert 1 steht (also 100%) und die darunter liegenden entsprechend der Proportionen darunter eingeordnet werden. Bild 27 zeigt alle drei Linien-Diagrammtypen.

Verschiedene Liniendiagramme

Bild 27: Verschiedene Liniendiagramme

Säulendiagramme

Mit den gleichen Daten können wir uns auch gleich die Säulendiagramme ansehen.

Dazu kopieren wir obiges Formular mit den drei Liniendiagrammen und stellen die Eigenschaft Diagrammart auf die Werte Gruppierte Säulen, Gestapelte Säulen und Gestapelte Säulen 100% ein.

Dies liefert die Diagramme aus Bild 28.

Verschiedene Säulendiagramme

Bild 28: Verschiedene Säulendiagramme

Balkendiagramme

Und auch für die Darstellung von Balkendiagrammen eignen sich die Daten der Tabelle tblMonateJahre hervorragend. Kopieren wir das Formular erneut und speichern es unter dem Namen frmUmsaetze_GruppierteBalken, können wir die drei Balken-Diagramme erkennen, wenn wir die Eigenschaft Diagrammart auf die Werte Gruppierte Balken, Gestapelte Balken und Ge­stapelte Bal­ken 100% einstellen (siehe Bild 29).

Verschiedene Balkendiagramme

Bild 29: Verschiedene Balkendiagramme

Kreisdiagramme

Für die Darstellung von Daten in einem Kreisdiagramm erstellen wir eine neue Abfrage. Diese soll die Umsätze nach Kategorie liefern. Der Abfrageentwurf sieht wie in Bild 30 aus. Wir verwenden dort das Feld Kategoriename aus der Tabelle tblKategorien, um nach den Kategorien gruppieren zu können und die Berechnung des Umsatzes aus den drei Feldern Einzelpreis, Anzahl und Rabatt wie oben, um den Umsatz zu berechnen.

Abfrage zur Ermittlung der Umsätze nach Kategorie

Bild 30: Abfrage zur Ermittlung der Umsätze nach Kategorie

Dies liefert dann die Daten aus Bild 31, wobei wir für das Feld Umsatz noch das Format EURO eingestellt haben.

Ergebnis der Abfrage zur Ermittlung der Umsätze je Kategorie

Bild 31: Ergebnis der Abfrage zur Ermittlung der Umsätze je Kategorie

Damit können wir nun ein neues Formular mit einem Diagramm-Steuerelement anlegen, dem wir als Datensatzherkunft die Abfrage qryUmsatzNachKategorie zuweisen und für dessen Eigenschaft Diagrammtitel wir den Wert Umsätze nach Kategorie einstellen.

Nach dem Wechsel in die Formularansicht sieht das Formular dann wie in Bild 32 aus. Die Einstellungen für die Legende brauchten wir nicht anzupassen, um dieses Bild zu erhalten.

Umsätze nach Kategorie in einem Kreisdiagramm

Bild 32: Umsätze nach Kategorie in einem Kreisdiagramm

Wollen wir hier zur besseren Übersicht noch die Umsatzzahlen erhalten, aktivieren wir einfach die Eigenschaft Datenbeschriftung anzeigen. Diese Eigenschaft finden wir nicht im Eigenschaftenblatt, sondern nur in den Diagrammeinstellungen. Danach sieht das Diagramm wie in Bild 33 aus.

Kreisdiagramm mit Beschriftung der Werte

Bild 33: Kreisdiagramm mit Beschriftung der Werte

Werte im Kreisdiagramm als Währung formatieren

Aber können wir die Zahlen auch noch im Währungsformat formatieren – also mit Tausendertrennzeichen und EUR-Zeichen? Probieren wir es aus.

Im Bereich Format der Diagrammeinstellungen finden wir keine weiteren Eigenschaften außer Datenbeschriftung anzeigen. Und auch die übrigen Eigenschaften, die wir im Bereich Format des Eigenschaftenblatts finden, scheinen nicht für diese Elemente verantwortlich zu sein. Letztlich ist es die Eigenschaft Format der primären Größenachse, die wir für diese Einstellung benötigen.

Hier gibt es allerdings ein paar Ungereimtheiten bezüglich der zu verwendenden Platzhalter. Wenn wir, wie üblich, das Format 0.000 € verwenden mit dem Punkt als Tausendertrennzeichen, erhalten wir Werte wie 81511,000 € statt 81.511 €.

Der Trick ist, dass wir die englischen Trennzeichen verwenden, also etwa das Komma als Tausendertrennzeichen: 0,000 € führt schließlich zur gewünschten Anzeige (siehe Bild 34).

Kreisdiagramm mit formatierten Beschriftungen

Bild 34: Kreisdiagramm mit formatierten Beschriftungen

Primäre und sekundäre Datenreihen

Als Beispiel für primäre und sekundäre Datenreihen schauen wir uns beispielsweise einmal die Umsätze pro Monat und den gewährten Rabatt pro Monat an. Dazu benötigen wir als Erstes eine Datensatzherkunft, welche uns diese beiden Werte liefert, also eine Datensatzherkunft mit zwei Datenreihen.

Wie sieht diese aus? Die Spaltenköpfe sollen die Felder Monat, Umsatz und Rabatt enthalten. Das Feld Monat enthält dann die Zeilenköpfe in Form der Zahlenwerte für die Monate von 1 bis 12.

Die beiden Felder Umsatz und Rabatt enthalten die Datenreihen, also den Umsatz und den Rabatt. In der Datenblattansicht sieht die Tabelle wie in Bild 35 aus. Wie wir dieses Ergebnis mit einer Kreuztabellenabfrage erhalten, wollen wir an dieser Stelle nicht diskutieren.

Umsätze und Rabatt nach Monaten

Bild 35: Umsätze und Rabatt nach Monaten

Nun erstellen wir wiederum ein neues Formular und fügen diesem ein Diagramm-Steuerelement hinzu. Legen Sie für dieses als Datensatzherkunft die Tabelle tblUmsaetzeUndRabatteNachMonat fest. Die Entwurfsansicht liefert schon einmal eine Vorschau, welche die Werte des Feldes Umsatz enthält. Nun benötigen wir allerdings noch eine zweite Datenreihe mit den Rabatten für die einzelnen Monate. Diese fügen wir hinzu, indem wir die Eigenschaften im Bereich Diagrammeinstellungen|Daten anpassen.

Hier legen wir für die Eigenschaft Achse (Rubrik) das Feld Monat fest. Für die Eigenschaft Werte/Größen (Y-Achse) wählen wir die beiden Felder Umsatz und Rabatt aus. Das Diagramm zeigt dann bereits die gewünschten Datenreihen an (siehe Bild 36).

Einstellungen für die gleichzeitige Anzeige der beiden Datenreihen

Bild 36: Einstellungen für die gleichzeitige Anzeige der beiden Datenreihen

Nun wollen wir noch dafür sorgen, dass der Rabatt gegenüber dem Umsatz etwas mehr hervorgehoben wird, und dazu nutzen wir die Möglichkeit, die zweite Datenreihe auf der sekundären Y-Achse aufzutragen. Dazu wechseln wir im Bereich Diagrammeinstellungen zur Registerseite Format und wählen dort als Datenreihe SumOfRabatt aus. Für die Eigenschaft Datenreihe zeichen auf stellen wir dann den Wert Sekundär ein. Das Ergebnis finden Sie in Bild 37.

Umsatz und Rabatt auf je einer eigenen Achse

Bild 37: Umsatz und Rabatt auf je einer eigenen Achse

Hier ist gut zu erkennen, dass durch die zweite Achse die Höhe des Rabatts viel besser ins Verhältnis zum Umsatz gesetzt werden kann.

Die Beschriftungen der Legende haben wir mit der Eigenschaft Anzeigename der beiden Datenreihen im Bereich Diagrammeinstellungen|Format angepasst.

Format-Eigenschaften im Eigenschaftenblatt

Auch das Eigenschaftenblatt liefert noch einige Eigenschaften zum Einstellen des Aussehens eines Diagramms:

  • Diagrammtyp: Legt einen der elf Diagrammtypen fest.
  • Hat Legende: Stellt ein, ob das Diagramm eine Legende enthalten soll. Diese liefert die Bezeichnungen der verschiedenen Datenreihen.
  • Legendenposition: Legt die Position der Legende fest, also Links, Oben, Rechts oder Unten.
  • Schriftfarbe des Legendentexts: Legt die Schriftfarbe des Legendentexts fest.
  • Schriftgrad des Legendentexts: Legt den Schriftgrad des Legendentexts fest.
  • Hat Titel: Gibt an, ob das Diagramm einen Titel enthalten soll.
  • Diagrammtitel: Gibt den Diagrammtitel an.
  • Schriftartname des Diagrammtitels, Schriftfarbe des Diagrammtitels, Schriftgrad des Diagrammtitels: Eigenschaften der Schrift des Diagrammtitels
  • Hat Untertitel: Gibt an, ob das Diagramm einen Untertitel enthalten soll.
  • Diagrammuntertitel: Gibt den Untertitel des Diagramms an.
  • Schriftfarbe des Diagrammuntertitels, Schriftgrad des Diagrammuntertitels: Eigenschaften der Schrift des Diagrammuntertitels. Es fehlt hier eine Eigenschaft zum Einstellen der Schriftart. Diese wird auch nicht etwa gemeinsam mit der Schriftart des Diagrammtitels geändert, sondern kann offensichtlich gar nicht eingestellt werden.
  • Hat Achsentitel: Gibt an, ob die Beschriftungen der drei Achsen angezeigt werden sollen. Die Eigenschaft ist standardmäßig auf Ja eingestellt, was – wenn Sie keine Einträge für die folgenden drei Eigenschaften angegeben haben – Platz beansprucht. Wenn Sie keine Achsentitel, aber mehr Platz benötigen, stellen Sie die Eigenschaft auf Nein ein.
  • Titel der Rubrikenachse: Gibt den Titel der Rubrikenachse an, also der X-Achse.
  • Titel der primären Größenachse: Gibt den Titel der primären Größenachse an, also der linken Y-Achse.
  • Titel der sekundären Größenachse: Gibt den Titel der sekundären Größenachse an, also der rechten Y-Achse.
  • Schriftfarbe der Rubrikenachse, Schriftgrad der Rubrikenachse: Legt die Eigenschaften der Schrift der Rubrikenachse fest.
  • Bereich der primären Größenachse: Hiermit legen Sie fest, ob der Bereich automatisch ermittelt werden soll (Automatisch) oder ob dieser über die beiden folgende Eigenschaften festgelegt wird (Fest).
  • Minimum der primären Größenachse: Legt den untersten Wert fest, der auf der Y-Achse angezeigt werden soll.
  • Maximum der primären Größenachse: Legt den obersten Wert fest, der auf der Y-Achse angezeigt werden soll.
  • Format der primären Größenachse: Legt eine Formatierung für die Werte der Y-Achse fest. Dies funktioniert zum Zeitpunkt des Erscheinens dieses Artikels im deutschsprachigen Raum noch nicht, da die Tausender- und Dezimaltrennzeichen durcheinandergeworfen werden.
  • Anzeigeeinheiten der primären Größenachse: Sie können etwa bei großen Werten dafür sorgen, dass Tausender angezeigt werden sollen. Dann zeigt die Beschriftung für die einzelnen Werte beispielsweise nicht 100.000, sondern 100 als Wert an. Die Achse erhält eine zusätzliche Beschriftung, die auf diese Gegebenheit hinweist.
  • Schriftfarbe der primären Größenachse, Schriftgrad der primären Größenachse: Gibt die Eigenschaften für die Schrift der Y-Achse an.
  • Bereich der sekundären Größenachse, Minimum der sekundären Größenachse, Maximum der sekundären Größenachse, Format der sekundären Größenachse, Anzeigeeinheiten der sekundären Größenachse, Schriftfarbe der sekundären Größenachse, Schriftgrad der sekundären Größenachse: Siehe Eigenschaften für die primäre Größenachse.

Größe des Diagramms mit dem Formular ändern

Ein großer Vorteil gegenüber den alten Diagrammen ist, dass Sie die Eigenschaften Horizontaler Anker und Vertikaler Anker sinnvoll nutzen können. Wenn Sie diese beiden Eigenschaften für ein klassisches Diagramm auf Beide einstellen, wird das Diagramm auch mit dem Formular vergrößert. Allerdings vergrößert sich dann der komplette Inhalt des Diagramm-Steuerelements. Das sieht dann etwa bei einer Verbreiterung des Formulars wie in Bild 38 aus.

Einsatz der Verankern-Eigenschaften im klassischen Diagramm

Bild 38: Einsatz der Verankern-Eigenschaften im klassischen Diagramm

Würden Sie dies für das moderne Diagramm machen, wird nur der Inhalt des Diagramms in die Breite gezogen – die übrigen Elemente wie die Beschriftungen links und rechts sind an den Seitenrändern verankert und die Beschriftungen der X-Achse werden einfach nur auseinandergezogen, ohne dass sich die Schrift selbst verbreitert (siehe Bild 39).

Einsatz der Verankern-Eigenschaften im modernen Diagramm

Bild 39: Einsatz der Verankern-Eigenschaften im modernen Diagramm

Zusammenfassung und Ausblick

Die neuen, modernen Diagramme sind schon optisch ein echter Hingucker und erlauben eine sehr einfache Anpassung der Eigenschaften. Dazu werden zwei Bereiche herangezogen, nämlich des klassische Eigenschaftenblatt und ein spezieller Bereich namens Diagrammeinstellungen für die spezifischen Eigenschaften eines Diagramms.

Dass dieser eigene Bereich notwendig ist, liegt nicht daran, dass das herkömmliche Eigenschaftenblatt nicht genug Platz für einige weitere zusätzliche Eigenschaften bieten würde, sondern daran, dass es dort noch einige spezielle Eigenschaften gibt, die von den Werten jeweils anderer Eigenschaften abhängig sind.

So finden Sie beispielsweise auf der Seite Daten des Bereichs Diagrammeinstellungen die Möglichkeit, eine Tabelle oder Abfrage als Datensatzherkunft zu wählen. Je nach der gewählten Datensatzherkunft ändern sich dann aber die möglichen Optionen für die darunter befindlichen Eigenschaften Achse (Rubrik), Legende (Reihe) und Werte/Größen (Y-Achse). Hier werden etwa die Spaltenüberschriften automatisch erkannt und als Optionen angeboten.

Auf der Seite Format des Bereichs Diagrammeinstellungen finden Sie die Möglichkeit, eine Datenreihe auszuwählen und zu dieser Datenreihe die folgenden elf Eigenschaften einzustellen. Da hier die Anzahl der Datenreihen variiert, benötigen Sie für jede Datenreihe elf Eigenschaften, um die spezifischen Eigenschaften je Datenreihe einzustellen.

Da ist es ergonomischer, die jeweils zu bearbeitende Datenreihe auszuwählen und die jeweiligen Eigenschaften zur Bearbeitung anzubieten als eine Reihe von Dummy-Eigenschaften für eventuell benötigte Datenreihen im regulären Eigenschaftenfenster zu reservieren.

Mit den modernen Diagrammen können Sie eine Menge Anwendungsfälle abdecken. Wir schauen uns in der nächsten Ausgabe einen weiteren Beitrag namens Diagramme mit gefilterten Daten (www.access-im-unternehmen.de/1186) an, wie Sie die Daten der Datensatzherkunft eines Diagramms nach den Daten im Formular filtern können und so etwa eine Auswertung nach verschiedenen Kategorien vornehmen können.

Außerdem können Sie die Diagramme auch mit VBA programmieren. Das Objektmodell für die Programmierung von Diagrammen schauen wir uns im Artikel Moderne Diagramme per VBA an (www.access-im-unternehmen.de/1183)

Ein konkretes Beispiel, das wir uns dort vornehmen, ist das programmgesteuerte Anpassen der Anzeigebereiche einer oder beider Y-Achsen an die angezeigten Werte. Wenn die Werte der Y-Achsen nämlich automatisch gesteuert werden, starten diese in der Regel mit dem Wert 0 und haben als höchsten Wert einen Wert, der etwas größer als der größte anzuzeigende Wert ist. Hier könnten wir per VBA abfragen, welcher der größte und kleinste anzuzeigende Wert ist und die Skalen der Y-Achse (beziehungsweise der Y-Achsen, sofern die sekundäre Y-Achse angezeigt wird) entsprechend anpassen.

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Für den einen oder anderen Zweck möchten Sie vielleicht Kennwörter generieren oder in einer Benutzeroberfläche die Möglichkeit zum Generieren von Kennwörtern anbieten. Wenn Sie etwa Benutzer zu... [mehr]

Neuer Datensatz von Frontend zu Backend

Für manche Themen gibt es keine kurze, prägnante Überschrift. In diesem Fall wollen wir zeigen, wie Sie einen neuen Datensatz anlegen, der in einer temporären Tabelle im Frontend gespeichert wird,... [mehr]